Offices Operations Officer

Background

Life Makers Foundation is an Egyptian registered National youth-led, voluntary and non-governmental organization (Reg. Number 839). Since its establishment in 2011, LMF worked on youth development to build their capacities to develop societies and respond to humanitarian needs and disasters. It works directly and together along with partner organizations in 24 Egyptian governorates in youth development, education, health, livelihood, food security and basic needs sectors.

LMF adopts the core principles of humanity, neutrality, impartiality and independence in its operations to ensure the provision of assistance with no discrimination towards difference in ethnicity, religion, race or any other consideration. LMF provides development and humanitarian interventions for the most vulnerable while preserving their dignity and ensuring their participation.

Life Makers is a voluntary non-governmental, non-religious, non-political and non-partisan movement that was launched in 2003 for mobilizing the best of the human spirit to alleviate human suffering and to protect human life and human rights.

Job Description

إدارة المكاتب والشراكات هي الإدارة المختصة بإدارة المكاتب الإدارية التابعة لمؤسسة صناع الحياة مصر،ويتلخص دور مسؤول العمليات في الادارة والمتابعة والتأكد من تنفيذ العمليات داخل المكاتب من خلال الزيارات والتقارير الدورية للمكاتب، والدعم والتنسيق مع الإدارات المختلفة داخل المؤسسة لتسهيل التنفيذ داخل المكاتب. 

Responsibilities                                                                                    :           المهام الوظيفية 

          مسئوليات عامة     -    

1.     المشاركة في وضع ومتابعة الخطط الاستراتيجية والتنفيذية الخاصة بإدارة المكاتب. 

2.     تحقيق المستهدفات الخاصة بتأسيس مكاتب قادرة على التأثير داخل النطاق الجغرافي.

3.     إعداد تقارير دورية فنية ومالية ترصد معدلات الأداء مقارنة بالخطط الخاصة بالمكاتب.

4.     الدعم في نقل نظم العمل والتطبيقات واللوائح والخبرات المركزية داخل المحافظات وضمان التكامل والتنسيق مع إدارات المؤسسة.

-        العمليات

1.     ضمان متابعة وتحقيق المستهدفات الخاصة بالمشروعات المركزية والأنشطة الخاصة بكل محافظة داخل المكاتب.

2.     وضع الخطط التفصيلية والعمل على تنفيذها مع فريق العمل داخل المكاتب وفق الخطط العامة المعتمدة.

3.     إدارة الموازنات الخاصة بالعمليات والأنشطة في كل مكتب.

4.     التنسيق الدائم مع البرامج والإدارات المركزية المحافظات لضمان تيسيير العمل وتحقيق المستهدفات.

-        فريق العمل

1.     العمل على بناء وتمكين هيكل قوي داخل كل محافظة قادر على إدارة كافة الوظائف الخاصة بالمحافظة.

2.     المتابعة في توفير ورفع كفاءة هياكل العاملين والمتطوعين داخل المحافظات.

3.     تقديم الدعم الفني للمكاتب لحل التحديات والمشكلات الخاصة بالعمليات.

4.     عمل اجتماعات دورية مع فريق العمل في المكاتب لمناقشة تطورات العمليات والأفكار والتحديات.

5.     زيارات المتابعة الخاصة بالمكاتب والأنشطة الموضوعة.

6.     وضع المستهدفات التفصيلية لفريق العمل والمتابعة الدقيقة للأداء.

7.     المساهمة في تقييم أداء العاملين داخل المكاتب وفق معدلات الأداء والخطط المعتمدة.

8.     المشاركة في تدريب العاملين على نظم عمل مؤسسة صناع الحياة.

-        المتطوعين

1.     ضمان مشاركة المتطوعين في خطط وتصورات المكاتب بالتنسيق بين مسئول المكتب ومنسق المحافظة عن المتطوعين.

2.     ضمان التنسيق بين الأنشطة الخاصة بالمتطوعين والتشبيك بينها وبين خطط المكاتب.

3.     الدعم في مستهدفات زيادة أعداد المتطوعين داخل كل مكتب والدعم في تحقيق المستهدفات الخاصة بهم بالتنسيق مع منسق المحافظة عن المتطوعين.

4.     العمل على تيسير أنشطة المتطوعين داخل المكاتب بالتنسيق مع فريق عمل المكاتب داخل كل محافظة،

                 5.     ضمان بيئة تطوع مناسبة للمتطوعين داخل المكاتب، بالتنسيق مع مجلس إدارة المتطوعين              

-        وضع المحافظة

1.     تفعيل دور المؤسسة بالنطاق الجغرافي داخل المحافظات وفقا للموارد المتاحة للوصول للتغطية الكاملة في المحافظة من خلال إدارة التدخلات داخل المحافظة.

2.     ضمان التمثيل الجيد للمؤسسة في المحافظة، ونقل رؤية المؤسسة والتوجهات الاستراتيجية في كافة المحاور للمجتمعات المحلية.

3.     ضمان تكوين شبكة اتصالات جيدة مع ممثلي الجهات الحكومية وغير الحكومية.

4.     الدعم في  تنمية موارد المحافظة من التبرعات والموارد وتفعيل جمع التبرعات المبنية على حالات محددة داخل كل محافظة.

5.     ضمان رصد الاحتياجات المجتمعية في النطاق الجغرافي للمحافظة لتقديمها للبرامج المختصة لتغذية البرامج بالأفكار والمقترحات القترح تنفيذها داخل المحافظة في الخطط السنوية.

-       الشئون الإدارية

1.     متابعة الموازنات والتأكد من تحقيقها وفق الجداول الزمنية.

2.     الدعم الكامل في كافة الإجراءات الإدارية والورقية وتسيير الأعمال بالتعاون مع الإدارات الأخرى.

3.     متابعة ما يخص العاملين بالمكاتب مع إدارة الموارد البشرية (التعيينات – المرتبات – التدريبات – الاجازات - ....)

4.     التحكم في الصرف،متابعة سلف المكاتب الإدارية والمشتريات وبيان أوجه الصرف وملائمتها مع بنود الميزانية،

      متطلبات الوظيفة :                                                                                              Job Requirements 

·       مؤهل عالي مناسب لمجال العمل التنموي.

·       خبرة لا تقل عن أربع  ل ست  سنوات في مجال التنمية، ويفضل في المشروعات المعتمدة علي المتطوعين.

·       خبرة  لا تقل عن 6 أشهر في ادارة المشاريع ( ويفضل في المشاريع التنموية).

·       خبرة في كتابة التقارير اليومية و الشهرية.  

المعرفة المطلوبة والمهارات : 

·       مهارات التواصل الفعال والملاحظة

·       التكيف والمرونة مع نظام عمل المؤسسة

·       القيادة وصناعة القرار

·       حل المشكلات والمبادرة

·       بناء العلاقات ومهارات عرض وتقديم

·       القدرة علي إداء الأعمال المتعددة

·       إجادة التعامل مع اللغة الإنجليزية، قراءة وكتابة،

·       إجادة التعامل مع برامج Microsoft Office

·       القدرة على التعلم والعمل تحت الضغط,

·       خبرة في اعداد الخطط والموازنات ومتابعة الصرف.

·       المعرفة بكيفية التعامل مع أنظمة ال ERP ويفضل Odoo. 

·       إجادة بكتابة التقارير والمراسلات الالكترونية والخطابات

الكفاءات المطلوبة :

·       الأمانة والصدق

·       الانتاجية وجودة العمل 

·       العمل بروح الفريق الواحد

·       الإشراف على موارد المؤسسة

·       الاستقلالية

·       المسائلة