Administrative Assistant - Matrouh

Background

Life Makers Foundation is an Egyptian registered National youth-led, voluntary and non-governmental organization (Reg. Number 839). Since its establishment in 2011, LMF worked on youth development to build their capacities to develop societies and respond to humanitarian needs and disasters. It works directly and together along with partner organizations in 24 Egyptian governorates in youth development, education, health, livelihood, food security and basic needs sectors.

LMF adopts the core principles of humanity, neutrality, impartiality and independence in its operations to ensure the provision of assistance with no discrimination towards difference in ethnicity, religion, race or any other consideration. LMF provides development and humanitarian interventions for the most vulnerable while preserving their dignity and ensuring their participation.

Life Makers is a voluntary non-governmental, non-religious, non-political and non-partisan movement that was launched in 2003 for mobilizing the best of the human spirit to alleviate human suffering and to protect human life and human rights.

Job Description

الغرض من الوظيفة 

هو المسؤول المباشر عن مكتب مؤسسة صناع الحياة في المنطقة الجغرافية الي يتواجد بها المكتب، ويعمل مباشرة تحت إشراف مدير المكتب. وهو الذي يقوم بالحفاظ على انتظام العمل داخل المكتب ومساعدة العاملين والمتطوعين في تسهيل إجراءات العمل.

المهام الوظيفية : 

                                                                                                   

                                                                الحفاظ على مواعيد فتح وغلق مكتب المؤسسة  ·           

·       العمل على ظهور المكتب دائما بالشكل اللائق

·       المسئولية عن خلق بيئة عمل آمنة ومناسبة للمتطوعين بالتعاون مع مدير المكتب.(أنشطة المتطوعين وغيرها(

·       استقبال الزائرين والمتطوعين والرد على الاستفسارات المطلوبة وتسجيل بياناتهم

·       توريد التبرعات القادمة من الحملات او المتبرعين المترددين على المكتب بشكل دوري.

·       استلام العهد المالية وعمل التسويات المطلوبة لها والدعم المتواصل في عمليات الشراء الخاصة بالمكتب

·       لتأكد من صحة المستندات التي يتم استلامها كتسويات بالتنسيق مع الإدارة المالية والمساعد الإداري بالمؤسسة

·       استقبال حالات المساعدات وتسليم المساعدات وفق الكشوفات المعتمدة.

·       الحفاظ على أصول المكتب والسجالات. والمشاركة في عملية الجرد السنوية كعضو ضمن لجنة الجرد

·       جمع المعلومات المطلوبة وكتابة التقارير الدورية إلى مدير المكتب.)بيانات - صور- فيديوهات- ارقام مالية وغيرها ..(

·       اتباع نظام الأرشفة المتبع بالمقر الرئيسي من توثيق وارشفة لحفظ وأرشفة جميع المستندات داخل المكتب

·       توثيق الاجتماعات التي تتم داخل المكتب

·       إعداد واستقبال المخاطبات الرسمية بالتنسيق مع المساعد الإداري للمكاتب بالمؤسسة

·       متابعة العمال الدورية الخاصة بالمكتب من صيانة ونظافة واعمال لوجستية

المؤهلات  والخبرة

·       مؤهل عالي مناسب

·       يفضل – ولكن ال يشترط – وجود خبرة تطوعية

·       حديث تخرج أو خبرة سنة في الأعمال الإدارية المشابهة

·       إجادة التعامل مع برامج Office Microsoft والتعامل مع المراسلات الإلكترونية

·       إجادة الأعمال الإدارية والمكتبية

·       إجادة كتابة التقارير

·       مستوي مقبول في كتابة وصياغة مسودات المخاطبات باللغة العربية

المعرفة المطلوبة والمهارات

·       مهارات التواصل الفعال، والملاحظة

·       إجادة كتابة التقارير

·       التعلم المستمر

·       القدرة علي إداء الأعمال المتعددة

·       التكيف والمرونة مع نظام عمل المؤسسة

·       سرعة البديهة وحسن التصرف

·       سرعة البديهة وحسن التصرف

·       الأمانة والصدق

·       الإشراف على موارد المؤسسة

·       الإنتاجية وجودة العمل

·       العمل بروح الفريق الواحد